So machst du dein Rechnungswesen fit für die digitale Zukunft!
Buchhaltung vereinfachen mit Lexoffice
Buchhaltung vereinfachen mit Lexoffice -Werbung-
Während meiner Vorträge werde ich regelmäßig gefragt, ob ich Empfehlungen für Buchhaltungssoftware abgeben kann. In diesem Artikel stelle ich euch eine Software vor, die ich bei Klienten schon oft installiert und eingerichtet habe mit durchweg positivem Feedback.
Ich werde in diesem Artikel die Vorzüge dieses Programms für euer Rechnungswesen aufzeigen. Details hinsichtlich Funktionsumfang, Preise usw. erfahrt ihr auf der Homepage des Anbieters unter folgendem Link:
Was ist Lexoffice und was kann es?
Lexoffice ist ein vollumfängliches Buchhaltungsprogramm. Hier ist der erste wichtige Unterschied zu anderen Lösungen. Viele andere Lösungen bieten nur die Möglichkeit digitalisierte Belege zu archivieren und dem Steuerberater zur Verfügung zu stellen. Diese Lösungen bieten zwar auch Möglichkeiten den Zahlungsverkehr anzubinden, einen offene-Posten-Abgleich, ein Dashboard, welches offene Forderungen und offene Verbindlichkeiten anzeigt usw. Die Buchhaltung selbst beinhalten diese Lösungen grundsätzlich nicht. Diese wird weiterhin extern erledigt oder du benötigst weitere Software.
Mit Lexoffice erledigt sich deine Buchhaltung automatisch. So wirbt der Hersteller.
Wie kann ich mir den Workflow in Lexoffice vorstellen?
Eingangs-Belege in Papierform:
diese Scanst du ein und lädst sie in die Cloud-Software Lexoffice hoch. Alternativ kannst du die Belege auch mit dem Smartphone abfotografieren. Lexoffice stellt dir kostenlos eine entsprechende ScanApp zur Verfügung.
Eingangs-Belege in digitaler Form:
Belege die du ohnehin schon digital erhältst (z.B. als PDF Datei per E-Mail) lädst du einfach in die Cloud-Software (z.B. per Drag and Drop).
Verbuchung:
Hast du die Belege hochgeladen, werden durch die Texterkennung die wichtigsten Daten erkannt. Dies sind die Kundendaten (eine Anlage neuer Kundenadressen wird so extrem vereinfacht), Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Bankverbindung usw.
Du musst nun lediglich noch sagen um was für eine Ausgabe es sich handelt. Dies kann über zwei Wege erfolgen. Zum einen kannst du in der Maske einfach eingeben um was für eine Ausgabe es sich handelte z.B. Wareneinkauf oder Geschäftsessen oder Versicherungen usw. die Software erledigt die Verbuchung im Kontenrahmen automatisch im Hintergrund. Die zweite Möglichkeit ist diese, dass du die Kontonummer aus dem entsprechenden Kontenrahmen einfach eingibst. Dies setzt natürlich voraus das du in der Buchhaltung so fit bist, dass du dich im Kontenrahmen gut auskennst (in Lexoffice kann man den SKR 03 und SKR 04 auswählen).
Zahlung:
Nachdem die Eingangsbelege erfasst sind erscheinen diese auf der Startseite als offene, noch zu bezahlende Ausgaben. Diese werden aufgeteilt in zwei Kategorien. Zum einen die Gesamtausgaben, die noch bezahlt werden müssen und zum anderen die fälligen Ausgaben. Die fälligen Ausgaben sind selbsterklärend, es handelt sich um diese, die gemäß dem erkannten Fälligkeitsdatum heute bzw. in der Vergangenheit fällig waren.
Im nächsten Schritt klickst du die fälligen Ausgaben an, so gelangst du zu den Belegen, die noch bezahlt werden müssen. Nun klickst du in dem Beleg auf bezahlen und kannst den entsprechenden Betrag dadurch, dass du deine Bankverbindung per Online Banking an die Software angebunden hast, einfach überweisen. Bankverbindung, Verwendungszweck, Betrag usw. sind in der Überweisungsmaske vorausgefüllt, denn dies wurde durch die Texterkennung bei der Belegerfassung bereits erkannt. Die Überweisung erfolgt so, wie du sie durch das Online Banking bereits kennst. Um den Zahlungsauftrag zu bestätigen erhältst du je nach dem von dir gewählten TAN-Verfahren, eine TAN, mit welcher du die Überweisung bestätigst.
Ausgangsbelege:
Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Mahnungen usw. alle Ausgangsbelege erstellst du mit Lexoffice zum Einen GoBD-Konform und zum Anderen mit wenigen Mausklicks. Selbstverständlich kannst du dein individuelles Firmenbriefpapier hinterlegen. Die Ausgangsbelege kannst du (teuer), ausdrucken und in Papierform versenden aber selbstverständlich per Mausklick auch elektronisch versenden. Durch den elektronischen Versand deiner Ausgangsrechnungen sparst du übrigens immens viel Geld. Denn die papierhaften Ausgangsbelege kosten nicht nur Papier, Druckkosten und Porto sondern auch einen erheblichen Teil Personalkosten.
Die von dir geschriebenen Rechnungen erscheinen ebenfalls in deinem Dashboard als offene Beträge. Hier kannst du Tag-aktuell überwachen, welche Kunden noch nicht bezahlt haben. Dadurch dass dein Online Banking angebunden ist erfolgt automatisch ein Abgleich der Zahlungseingänge auf deinem Konto mit den von dir geschriebenen Rechnungen. Zahlt also ein Kunde erfolgt automatisch eine Zuordnung zu der entsprechenden Rechnung und diese verschwindet aus den offenen, von dir noch zu überwachenden Positionen.
Jahresabschluss:
hier muss unterschieden werden, du deinen Gewinn mittels sogenannter Einnahmen Überschussrechnung oder anhand einer Bilanz ermittelst. Wenn du Bilanzierer bist, erstellst du deine unterjährige Buchführung mit Lexoffice, die Jahresabschlusserstellung liegt bei deinem Steuerberater.
Wenn du Einnahmenüberschussrechner bist, kannst du sogar deinen Jahresabschluss selbst mit Lexoffice erstellen.
Umsatzsteuervoranmeldung:
Mit Lexoffice kannst du selbstverständlich deine Umsatzsteuervoranmeldung sowie deine zusammenfassende Meldung (wenn du innergemeinschaftlich tätig bist) per Elster übermitteln.
Sonstiges:
der Funktionsumfang von Lexoffice geht natürlich noch weit über das hier beschriebene hinaus. Erfassung des Anlagevermögens, Buchungsübersichten, Datenaustausch (mittels DATEVconnect online, im DATEV-Format als PDF, CSV oder TXT-Format), Erstellen von englischen Belegen per Knopfdruck, Kassenbuch, Liquiditätsplanung, Lohnabrechnung, mobiles Arbeiten, PayPal Integration… nur als weitere wichtige Stichpunkte.
Für weitere Details schaust du dich einfach auf der Homepage des Herstellers um.
PS: bei den von mir in diesem Artikel angegebenen Links handelt es sich um Affiliate-Links. Das bedeutet, wenn ihr auf diese Links klickt und euch für die Software registriert, erhalte ich eine kleine Provision, ohne dass sich der Preis für euch ändert. Vielen Dank für den netten Support.
