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GoBD Verfahrensdokumentation - Ein kurzer Überblick

GoBD Verfahrensdokumentation - ein kurzer Überblick


Hier erfährst du, was eine GoBD Verfahrensdokumentation ist, warum du eine Verfahrensdokumentation benötigst und ob es Erleichterungen für dich gibt. 


Der Begriff Verfahrensdokumentation führt bei Unternehmern nicht zu großer Freude. Bürokratiewahn der Finanzverwaltung, neue Dokumentationspflichten, strengere Anforderungen, unzumutbare Belastungen gerade für kleine Unternehmen …


All das sind Aussagen, die wir in der täglichen Beratungspraxis immer wieder hören. Aber sind diese Aussagen auch tatsächlich wahr?

GoBD Verfahrensdokumentation


Zunächst, wo wird die Verfahrensdokumentation eigentlich gefordert?

Am 14.11.2014 hat das BMF die "Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD)" veröffentlicht (Inkrafttreten mit Wirkung vom 01.01.2015). In diesem BMF-Schreiben erläutert das Finanzministerium auch für den Laien leicht verständlich wie es sich eine ordnungsgemäße Buchführung auch unter Einsatz moderner IT-Systeme vorstellt. Allein in diesem BMF-Schreiben taucht der Begriff Verfahrensdokumentation 20 mal auf! Wenn ein Begriff in einem 37-seitigen Schreiben ganze 20 mal auftaucht kann meines Erachtens davon ausgegangen werden, dass dieser Thematik großes Gewicht zugeschrieben wird. Weiterhin wurde dem Thema Verfahrensdokumentation ein komplettes eigenes Kapitel gewidmet (siehe Kapitel 10.1 im verlinkten Dokument (GoBD)).


Wie so oft, werden die Branchenvertretungen bei solchen Neuerungen schon noch Erleichterungen für gerade die kleinen und mittelständischen Unternehmen erkämpfen?!?

Dies kann m.E. ganz klar verneint werden. Denn die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation ist kein Novum! Hierzu ein kurzer Überblick zur Entstehung der GoBD:

Das BMF Schreiben vom 14.11.2014 (GoBD) ist grundsätzlich eine Zusammenfassung mehrerer älterer BMF-Schreiben (im Wesentlichen das Schreiben zu dem GoBS und das Schreiben zu den GDPdU). Weiterhin wurden in diesem Schreiben Thematiken, die über die Jahre von den Finanzgerichten mangels Konkretisierung kritisiert wurden, klargestellt und erläutert. 

Und warum ist die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation nun nicht neu? Nun ganz einfach! Das BMF Schreiben zu den GoBS ist vom 07.11.1995! Sucht man im diesem über 20 Jahre alten Dokument nach dem Begriff "Verfahrensdokumentation", erhält man überraschenderweise 23 Treffer!

Eine Verfahrensdokumentation wird von Unternehmen in Deutschland also nicht erst seit 2015 gefordert, sondern bereits seit 1995! Seit mehr als 20 Jahren.

Daher vertreten wir neben vielen anderen Experten, die Meinung, dass es hinsichtlich der Forderung der Finanzverwaltung nach einer Verfahrensdokumentation, für Unternehmen keine Erleichterung geben wird. Denn das Finanzministerium argumentiert, dass hier keine Unzumutbarkeit für Unternehmen gegeben ist, denn diese haben ja bereits über 20 Jahre Zeit gehabt, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen.


Die GoBD sind ein BMF Schreiben und somit kein Gesetz!

Diese Aussage ist richtig. Unternehmen in Deutschland müssen sich an Gesetze halten. An die BMF Schreiben sind nur die Finanzbehörden gebunden.

Aber in der Praxis wird folgendes geschehen:

Du hast eine Betriebsprüfung und der Prüfer (dieser ist an das BMF Schreiben gebunden) möchte von dir eine GoBD Verfahrensdokumentation ausgehändigt bekommen. Fehlt sie in deinem Unternehmen, kann dies als formeller Mangel ausgelegt werden. Findet der Prüfer zudem noch einen sachlichen Mangel (irgendeinen Fehler in den Zahlen oder den Belegen), eröffnet ihm dies den Weg zu Hinzuschätzungen und somit Strafzahlungen. Gegen die hinzuschätzungen kannst du natürlich rechtlich vorgehen, Einspruch einlegen und vor den Finanzgerichten bis hin zum BFH klagen. Das Prozessrisiko trägst du, Ausgang ungewiss!

Aber ernsthaft, das kostet wesentlich mehr Zeit, Geld und Nerven als die Erstellung einer GoBD Verfahrensdokumentation. 


Vorteile der Verfahrensdokumentation!

Mit der Erstellung einer GoBD Verfahrensdokumentation werden sämtliche Prozesse in deiner Büroorganisation durchleuchtet, kritisch hinterfragt und dokumentiert. Danach liegt dir eine komplette Prozessbeschreibung mit allen Stärken und Schwächen vor. So kann nahtlos mit der Umsetzung von Optimierungen begonnen werden. Bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern kannst du die Verfahrensdokumentation als Arbeitsanweisung nutzen. So ist sichergestellt, dass die definierten Prozesse auch einheitlich in deinem Unternehmen gelebt werden.


Was soll ich nun tun?

Auf folgenden Seiten gibt es Muster-Verfahrensdokumentationen. Diese kannst du als Grundlage für die Erstellung deiner eigenen GoBD Verfahrensdokumentation nutzen.



Muster Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen  (Gemeinsam erarbeitet durch die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und den Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV))

Muster Verfahrensdokumentation zur Belegablage (Herausgeber: AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.)

Muster Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung (Herausgeber: Deutscher Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V.)


Erstellt am 09.08.2019

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